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商务会议

会议接待


达州凤凰国际旅行社有限责任公司是达州知名旅行社,拥有一批资深的会议顾问和专业的项目策划人,依托公司强大的资源优势,秉承“诚信、优质、专心、专业”的服务宗旨,专注于商务会议服务、商务会奖旅游,拓展培训,会议考察市场开发。

    我们的服务领域涵盖:商务考察、体验式培训、拓展会奖旅游、会议服务、展览展示、大型活动策划、会议设备租赁服务、会议礼品制作、酒店预订、机票、汽车租赁等,同时我们还提供会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及秘书服务。

    随着业务范围的不断扩大,我们高度重视公司的品牌和服务意识,深谙会议人士所特有的个性化需求,运用我们多年的丰富操作经验,完善的会议操作系统及流程,针对不同行业、不同层次的会议,设计出多样化的、人性化的会议、会展方案,提供周到、专业又独具特色的优质服务。

    我们将以最大的热情,为国内外各类客户提供高品质的“一站式”服务,争创一流服务。

     价格保证:很多客户认为,直接办会会比交给会议服务商办会价格要低,实际上,对于酒店及供应商价格体系的把握,以及酒店销售人员心理的把握,是凤凰国旅的强项,对于绝大多数办会方而言,凤凰国旅所取得的价格要更低一些。

    服务保证:会议的服务取决于多方面,其中最重要的是会议服务的规范操作和面对面的服务。规范操作将是会议成功的重要保证,具有丰富的经验的会议服务人员往往是会议细节完备和代表满意度提高的重要方面。

    人员保证:与常规旅游一人服务数十人不同,凤凰国旅倡导“人人都是VIP”的理念,力求在费用和服务之间找到一个平衡点,以最合理的费用保证最优质的服务,同时专业培训师是对您团队培训最佳成效的保障。

    用车保证:凤凰国旅所用的供应车辆,都具有相关的资料及照片。对于司机,在会议接待前,都将收到本次会议的服务要求及会议服务规范,对不熟悉的酒店及目的地,将发给地图,并视情况安排前期踩线。

    导游保证:凤凰国旅拥有多语种的各类导游,具有丰富的会议接待经验,对于会议过程中各项进度的把握,是其长项,同时,对于会议导游要求“服务第一”。

    安全保证:安全是会议服务的重要保证,凤凰国旅除具有规范的安全处理机制外,还为每一位客人购买旅行社责任险和旅游意外险。对于重大活动,配备安全员;并向客人提出配备随队医生等安全解决方案。

    精彩保证:在会议服务的过程中,凤凰国旅改变会议服务业“年年办会,毫无新意”的现状,秉承“海外到,新意到“的宗旨,为每个会议留下点晴之笔,精彩之处。

会议整体策划

    也许您正在为即将进行的会议觉得烦恼?需要梳理流程、布置会场、编排节目、预定餐饮、组织接待、陈列场地设备以及印刷文宣、核算支出等等。诸多琐事,已令你烦躁不安,焦虑异常。

    会议策划不是简单的PPT的堆砌,而必须是根据会议的目的借助一定的科学方法和艺术,为决策、计划而构思、会议策划设计、制作策划方案以达到最终的会议效果,好的会议策划,一定是对具体的执行方案有深入的思考,具有可行性;一定是在某些方面有突破,有新意、有创意才行。以上各种安排我公司可全部为您安排妥当,让您省时、省心、省力。交给您一份满意的会议策划方案! 

活动现场设计

在大多数会议活动中,视觉设计也是被所有受邀参会的来宾最先接触到的。因此,视觉将作为核心组成部分被融入到各种延伸设计物当中,创造视觉上的统一感,所以视觉设计也就成了活动现场设计的重中之重。

会议场地布置,主要有以下几种方式:


1 剧院式:

在会议厅内面向讲台摆放一排排座椅,中间留有较宽的过道。适用于新闻发布会、论坛、辩论会、启动仪式等等。


2 课桌式:

会议室内将桌椅按排端正摆放或成“V”型摆放,按教室式布置会议室,每个座位的空间将根据桌子的大小而有所不同。适用于论坛、新闻发布会、研讨会、培训等。


3 围桌式:

适用于中式宴会,如答谢会、招待会、茶话会等等。


4 长方型:

将会议室里的桌子摆成方形中空,前后不留缺口,椅子摆在桌子外围,通常桌子都会围围裙,中间通常会放置较矮的绿色植物,投影仪会有一个专用的小桌子放置在最前端。常用于学术研讨会一类型的会议。


5、“U”型:

将桌子连接着摆放成长方形,在长方形的前方开口,椅子摆在桌子外围,通常开口处会摆放放置投影仪的桌子,中间通常会放置绿色植物以做装饰;


6、鸡尾酒会式:

以酒会式摆桌,只摆放供应酒水、饮料及餐点的桌子,不摆设椅子,以自由交流为主的一种会议摆桌形式,自由的活动空间可以让参会者自由交流,构筑轻松自由的氛围会议摆台。

背板舞台制作

    在举办会议展览或者庆典活动时势必会需要舞台和背景板。可派专业的设计人员根据现场实际情况结合其实际要求而设计舞台、背景板

同声传译服务

    同声传译不同于一般意义上的口译,它是指口译员用专门的同声传译设备,通过耳机收听源语发言人连续不断的讲话,并同步地对着话筒把讲话人所表达的全部信息内容准确、完整地传译成目标语。同声传译是目前世界流行的翻译方式,主要应用于国内外大型国际会议、正式商务、技术会谈,学术座谈、论坛以及实况电视转播中。

会场预约

    我们将根据您的需要,为您具体分析各种情况作出最完美的策划;我们将根据会议级别,为您选择合适的会议举办地;我们将根据会议对周边环境的要求,为您确定具体的举办地点;我们将根据会议的具体情况,确定是否将会议划分为几个分会场,选择分会场的地点,并提前为您预约。

负责会场的布局,设备安装调试

    我们将根据会议的具体情况,为您设计并安排会场的布局,细致周到地设计好所有的细节;我们将根据您的需要,为您提供会议所需要的所有设备,并提前安放在指定位置;我们将根据您的需要,提前为您调试好设备,并进行演练,确保会议的顺利进行。

印刷材料的设计制作

    我们将为您的会议提供宣传册等印刷品设计、生产一条龙服务;我们将根据会议的具体需求,设计印刷品的样式、内容、选择图案;我们将会为您的印刷品指定专门的厂家生产以及印刷;我们将根据您的需要,提前把印刷品送到会场或指定位置。

参会者的接送

    我们将根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆;我们的专车将会提前在指定地点等待参会人员,把参会人员迅速、安全地送到会场或下榻酒店。

参会者的餐饮

    我们将根据参会人员的喜好,为您预定各种形式的餐会:西餐、中餐、自助餐和宴会等;还会根据参会人员的具体情况以及会场和下榻酒店的地点,为您推荐不同的用餐地点。

参会者业余时间的安排

    我们将根据参会人员的喜好,为您设计不同的休闲方式;为您设计专门的旅游线路,方便您的出行;还可为您介绍下榻酒店附近的娱乐设施,供你选择。

    您只需提交您的旅游、度假、会议、培训意向(含单位、人数、出发时间、景点、酒店、联系方式)我们的客服人员将会联系您,并按您的需求、酒店和景点各方情况设计二至三套方案供您选择;确定方案后,我们将会介绍您到酒店现场查看,与酒店经理商谈具体价格等详细事项,并签定合同交付订金;在会议过程中我们将全程跟踪活动情况,及时沟通协调各方关系,直到您完满完成旅游、度假、会议、培训为止。

    前期咨询是大型会议的必备环节,包括选址,考察等等,这个环节最重要的是收集最多的会议资料,以便在会议决策时提供依据。一般酒店的条件,大多数人都会关注。但是酒店和会议的个性是否吻合,是否有接待类似活动的经验,这对于决策者而言就不是一件容易的事了,会议公司的丰富经验及积累的会议资讯,将为您提供最有效和最及时的参考:

    具体内容包括:

    1.为您提供四川地区各办会地点的天气,交通,酒店、旅游、餐饮等相关信息;

    2.联络考察所需的相关资讯,如车,酒店及其他服务;

    3.协助客户进行会议考察,免费提供考察人员陪同考察;

    4.提供会议酒店的详细会议接待信息;

    5.提供在推荐酒店的参考会议图片及视频资讯;

    6.根据客户要求提供会议地点的备选方案;

    7.根据客户的要求制定出相关的会议预算

    酒店预订是指根据会议要求,代客户向酒店提前预订客房、会议室、用餐、晚宴地点等所需场地、数量的服务。酒店预订在整个会议活动中是不可或缺的基本环节,选择一个适合发挥会议主旨、能够更好的达成会议目的的酒店是一个会议成功与否的关键。而房间、会议室、晚宴场地等酒店设施是否适合您的会议,需要一个对四川各大酒店的深入了解的好向导为您推荐,成都至上会务正是您需要的伙伴!

    达州凤凰国际旅行社与四川地区三、四、五星级的酒店均有长期良好的合作,凭借着自身的优势,将以最低的价格、最便捷的服务为您提供最好的酒店预订。

    会议预订很多客户认为,是任何公司都可以做好的。实际上,酒店预订的很多技巧,往往是您节省费用的重点。比如如何询价,酒店的价格体系如何,在会议召开期间酒店的入住如何,如何争取附加服务,哪些费用酒店是可收可不收的,免费房的争取等,有着很高的技巧要求和运作空间。成都至上会务对酒店的让利空间,管理运作方式,谈判心理有着长期,深刻的把握,会为您省不少费用。

    接送服务是指为客人由机场至会议酒店的移动提供相应的接送车辆、接站人员、接站物品等一系列的服务,接站服务是整个会议接待活动实施的第一步,也是客人获取第一印象的关键环节。

    本公司所聘用司机全部具备正规驾照且经过严格身份审查,无不良驾驶记录,并拥有丰富驾车经验,熟悉四川省内交通,热情周到,确保您轻松安全快速地到达目的地。

    根据乘坐人数和需求,至上会务为您准备了不同的车辆:

1、六人以下多件行李

    高档车型:别克陆上公务舱

    推荐车型:奔驰MB100旅行车

2、十人以下简单行李

    经济车型:瑞风商务旅行车

    推荐车型:奔驰MB100旅行车

3、二十五人以下简单行李

    经济车型:小金龙或 JAC 空调旅游车

    舒适型:考斯特旅游车

4、三十五人以下多件行李

    推荐车型:35座中型旅游车带行李箱

5、五十人以下多件行李

    推荐车型:豪华大金龙旅游车

主题晚宴:一个好的主题晚宴往往是会议的点睛之笔,同时也是会议客户交流的最高潮,相信作为会务组织者,您已经厌倦了“上面看戏,下面吃饭”的晚宴方式了。

一、在企业的奖励旅游行程策划中

    如何做到内容与众不同且形式别具一格?

    如何让人人简单的吃住行游中找到永生难忘的回忆?

    如何在真情互动中愈合曾经的关系裂痕?

    如何让无形的企业文化得到真实生动的诠释?

    需要行程出彩之处画龙点睛的一笔。

    突显活动目的,应用企宣的手法,一种娱乐效果,一种氛围中制造的的永恒回忆。

这就是我们希望能解决的问题。

二、方案概述(根据环节和流程)

    精心挑选美仑美奂的用餐场地,突出企业文化特色的环境及空间布置,瞬间让参与者产生共鸣,漫步诗画般的浪漫。

    动静结合的开场演艺,配合现场氛围,营造开场爆破。

    炫彩夺目的舞台灯效,富有地域的倾情演出。

    精心编制的回顾视频,展现工作时点滴,甚至旅游行程的种种回忆。

    极致欢乐的现场联欢,时间静止在那一刻,只有欢乐、感动和永恒。

    通过互动的游戏环节,促使员工之间精神升华,解决企业内部融合问题,达到员工之间的和谐沟通,体验企业人性关怀。

    当然还有一个不可或缺的点睛之笔——炫彩烟火表演,将现场气氛引入最高点。

    所有的这些效果点燃共同的美好期望,引发情感的共鸣,一次巅峰的体验。

三、经典晚宴

    为您量身订做,无论是接待欢迎晚宴、联谊晚宴、庆祝晚宴,我们都以崭新的切合实际的包装方式呈现。

    主题风格任选,民族风情、本地特色、现代时尚风格,任选专场又或随意搭配。

    标准化流程,只需要提供给我们相关的LOGO、标识,填一张有关晚宴信息的表格,您就可以拥有一台重金打造的完全按照您的要求量身订做、与众不同的主题晚宴,按照企业VI及相关识别进行晚宴广告的搭建和环节的实施。

    全包服务,包含舞台、灯光、音响、大型卡拉OK点播、主持人、演艺团体、互动游戏道具、舞美设计、现场礼品等晚宴所需环节。

   凤凰国旅,能够从你的企业理念,会议需求,客户关系,会议特点,领导要求等诸多方面,为你在舞台舞美,客户互动,游戏设计,着装,亮点设计等方面提供思路和执行力,提供一台精彩晚宴。目的只有一个:多年以后,您对此依然记忆犹新。

说我们能做的、做我们说过的。

会议前:

    1.我司免费设计接送机方案,供会务组参考;

    2.免费提供会议的广告设计,如代表证,接机牌,车头纸;会议签到处所用桌卡,酒店客房欢迎卡,指示牌等;

    3.协助进行背景板,吊旗,刀旗等会场布置所需广告设计及制作;

    4.利用当地优势,提供能够控制成本的各项服务建议及方案;   

会议中:

    1.提供会务相关人员,如:会务管理人员及会议服务人员,前者的工作是与会务组进行沟通,实施会议过程的各项目要求;后者的工作是指定专门人员全程跟踪指定的服务项目,如:会场餐厅等现场协调人员,前台报到人员等;

    2.针对异地办会者提供当地手机作为会议本地联络之用,并免费提供对讲机服务;

    3.免费提供当地旅游咨询及机票改签等服务,现场出票;

    4.提供会务服务流程表,以便于监控整个会议质量,如酒店内服务细则,包括住房、用餐及会议室等内容;   

会议后:

    免费提供针对此次会议的总结报告

    四川是旅游大省,大多数的会议考察是提升会议效果的重要部分。会议考察或者旅游大都是为嘉宾特别安排的、具有公关性质的行为,会议考察的内容为:

常规景区:

    可供参观游览的如峨眉山风景区、乐山风景区、青城山风景区、都江堰风景区等。

特色景致:

    雅安碧峰峡、成都大熊猫基地、成都杜甫草堂、成都金沙遗址博物馆、三星堆遗址博物馆、

民族风情:

    九寨沟、黄龙、康定、海螺沟、木格措、四姑娘山、稻城亚丁、九曲红原若尔盖等景区

我们的亮点:

    会议考察是有别于常规团队的特殊团体,凤凰国旅善于从会议主办方的角度出发,将会议宗旨通过考察得到更好的发挥和延伸。在考察中针对每个不同性质的会议设计亮点,使会议主题在考察中得到更圆满的结束。

    依托于公司进行会议机票批量采购,在国内主要的大中城市与同业间建立了良好的合作伙伴关系,具有完备的销售网络。同时与多家航空公司签有直接销售协议,可根据客户的出行要求选择最为方便、快捷、经济的旅行路线;依托国内民航的机票订座系统,我公司可同时提供国内大中城市的酒店预订、航班信息查询、预定及送票业务。

凤凰国旅提供票务服务的优势在于:

    会前服务可提供低折扣机票,或超低折扣的包机机票,可以异地出票,异地取票,或航空快递取票。

    会议期间,可以提供现场服务,通过民航专业系统,在酒店现场进行出票、改签、订位、确认等服务。对于某些航线或班次,提供城市候机楼等服务,在酒店即可办理登机手续,在起飞前赶到机场即可。

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